Skip to content

Posts from the ‘Projekti’ Category

Normipäivä

Tiedättehän. Aamulla herätys, lapset aamupalalle, kaksi kouluun, kolmas käsivarrella (puhkeavat hampaat vaivaavat). Ruokakauppaan ja takaisin pyöräillen (Kånkeniin mahtuu kuusi litraa maitoa), virallisia papereita, polttopuiden tekoa, lounasta, vanerin sahailua portaikon alapohjaan, välipalaa ja juttelua koululaisten kanssa, läksyjen tarkistusta, puukkosahalla välikattoon portaikon aukko ja tenavat innoissaan ramppaamaan uusia portaita, kasvimaan lohkon valmistelu ja valkosipulien istutus, lohikeiton valmistus, illallinen ja iltasadut. Nyt lämmityskattilassa tuli ja vähän lisää paperihommia ennen suihkua ja nukkumaanmenoa. Miten sinun päiväsi on sujunut?

Asioiden organisoinnista

Olen lukenut aiheesta viittä vaille miljoona kirjaa. No nyt neljää vaille. Vihdoinkin pitkään lukulistalla roikkunut opus Getting things done on luettu. (Suomeksi löytyy nimellä Kerralla valmista. Kirjoittanut David Allen, organisointiguru.) Tässäpä erittäin tiivis summaus sisällöstä (tiedättehän viisauden, kuinka opettamalla oppii itsekin parhaiten? Postauksella siis monta kärpästä yhdellä nakutussessiolla):

1. Vapauta mielesi ajatteluun.

Älä väärinkäytä aivojasi. Asiat on syytä varastoida kalenteriin, listoille, arkistoihin, ei mielen resursseja kuluttamaan. Aivot pyrkivät muistuttamaan hoitamattomista ja keskeneräisistä asioista (usein epäsopivilla hetkillä). Luotettava keskeneräisten, pohdittavien ja muistettavien asioiden ulkoinen järjestelmä vapauttaa aivokapasiteettia olennaiseen – ajatteluun. Pystyt myös keskittymään käsillä olevaan asiaan 100%, kun et yritä mielessäsi jonglöörata kaikkia muita avoimia asioita samaan aikaan.

2. Mielenulkoinen keräyskori

Mahdollistaa selkeän ajattelun. Tänne keräät muistettavat ja työjonoon käsillä olevaa tehtävää työstettäessä tulevat asiat niin, ettei sinun tarvitse keskeyttää sitä, mitä teet uuden asian noustessa. Muistilista (paperilla, tietokoneella, fyysinen kori.. Jokin, joka on saatavillasi koko ajan) on aivan ehdoton. Toim. Huom. Itse käytän monenlaisten eri kokeiluiden jälkeen nyt puhelimessa olevaa Muistiinpanot -sovellusta.

3. Käy läpi kaikki ulkoiset asioiden keräyspisteet viikoittain. 

Homma toimii vain, jos järjestelmä on luotettava ja ajan tasalla. Muuten aivot alkavat taas ottaa tätä hommaa kontolleen. Käy säännöllisesti läpi asiat, pois tarpeettomat, hoida kaikki alle kaksi minuuttia vievät asiat heti, arkistoi tärkeät.

4. Siirrä läpikäynnissä asiat niiden omiin paikkoihin.

Projektit Projektit -listalle, tapaamiset ja muut aikaan sidotut kalenteriin, tehtävät Seuraavat toimenpiteet -listalle. Projekti = selkeä tavoite, vaatii enemmän kuin yhden toimenpiteen.

5. Projektilistalla koottuna kaikki nykyiset projektit -> kokonaiskuva.

Määrittele projekti: miltä maailmasi näyttää, kun projekti on valmis? Projekti määrittyy halutun lopputuloksen kautta. Lopputulos pitäisi voida kuvata yhdellä lauseella. (Piha on kaunis, toimiva ja helppohoitoinen. Kaikille rakkaille on paketoituna heille mieluisat joululahjat. Uusi työntekijä hoitaa sujuvasti työalueen Z.) Käy Projektit -listaa läpi säännöllisesti, pysyt kartalla kaikista käynnissä olevista projekteista. Kun kaikki ”ongelmat” on listattu, mielen valtaa kaunis hallinnan tunne, joka lisää tuottavuutta ja rentoutta. Viikoittaisessa läpikäynnissä määrittelet joka projektille seuraavan tehtävän, jonka lisäät Seuraavat toimenpiteet -listalle. Näin kaikki projektit etenevät, eivät unohdu ja valmista tulee. Konkreettiset tehtävät tekevät minkä tahansa tavoitteen saavutettavaksi. 

6. Pidä kalenteria ja Seuraavat toimenpiteet -listaa. 

Päivittäinen to do -listaus on epätarkka ja epärealistinen: yleensä kuvittelee ehtivänsä enemmän tai eri asioita kuin todellisuudessa toteutuu. Tulevaisuutta – edes alkavaa päivää – ei voi ennustaa. Seurauksena turhautuminen (ja listan tekoon tuhlattu aika). Kalenteriin ajankohtaan sidotut asiat, kaikki muu Seuraavat toimenpiteet -listalle. Näin on helppo päättää, mikä on tärkeintä kun on aikaa tehdä jotain listalta. Kuuntele intuitiotasi valitessasi seuraavan toimenpiteen: minkä tehtävän saat hoidettua juuri nyt? Huomioi aika, ympäristö, henkinen ja fyysinen energiataso, asioiden prioriteetti. Voit myös jaotella toimenpidelistaa puhelimella, tietokoneella, tietyssä paikassa hoidettaviin. 

7. Odottaa -lista. 

Asiat, jotka odottavat muiden toimenpiteitä. Kirjaa ylös myös asian deadline. Säännöllinen listan läpikäynti, tarvittaessa muistutus.

8. Tulevaisuuteen, tiettyyn ajankohtaan sijoittuvat asiat

Kalenteriin kyseiselle päivälle tai Tickleriin (joka vaatisi päivittäistä läpikäyntiä, hylkäsin omalta kohdaltani sen käytön kun siirryin aikanaan eri työtehtäviin. Hyvä hommissa, jossa tarkkoja, tiettyihin päiviin sidottuja, usein esim kuukausittain samanlaisina toistuvia tehtäviä.)

9. Joskus/ehkä -lista

Niille asioille, joita muuten pyörittelisit päässäsi, eivätkä (vielä) selkeän projektin tai toimenpiteiden muodossa. Käy läpi säännöllisesti, aarreaitta! Voit myös jaotella alaluokkiin: luettavat kirjat, paikat joissa haluaisin käydä jne. 

10. Organisoitu työtila

A ja o tuottavalle toiminnalle. Sekä fyysinen että henkinen työtila. Työpisteessä kaikki olennainen käden ulottuvilla. Työpiste komentokeskuksesi, jossa mukava työskennellä. Huom järjestelmä mahdollisimman mobiiliksi, että et ole työssäsi sidottu vain yhteen paikkaan. (Toim. Huom. Muistiinpanot-apsi synkronoi puhelimen ja läppärin välillä – puhelin aina fikassa, helppo laittaa ylös – ja ottaa pois, miten palkitsevaa kun valmista!)

11. Listojen läpikäynti säännöllisesti 

Allen suosittelee viikoittaista rytmiä. Joka tapauksessa listojen oltava ajan tasalla jotta mieli tuntee ne luotettaviksi. Seuraavat toimenpiteet -listan läpikäynnillä tarpeettomat pois. Projektit -listan läpikäynnillä jokainen projekti nytkähtää eteenpäin seuraavien toimenpiteiden päättämisen ja listauksen verran. Näiden avulla näet sekä metsän että puut.

12. Luonteva suunnittelu selkeyttää projektien tavoitteet ja seuraavat toimenpiteet. 

Kun projektin tavoite on määritelty mahdollisimman tarkasti, anna mielelle siivet. Vapaa brainstorming tuottaa yleensä sujuvasti askeleet, joita tarvitaan homman etenemiseksi. Palvele mieltäsi ja kirjaa nämä ylös seuraaviin toimenpiteisiin. Näin mieli on selkeä ja levollinen hallinnan tunne antaa rauhan keskittyä juuri käsillä olevaan asiaan.

Muun muassa tällaista pohtii ja toteuttaa Sana Consulting 😊  

%d bloggers like this: