Ajan&itsen hallintaa

Tekstasin itsellenikin muistilapun. 1440 minuuttia vuorokaudessa – käytä ne viisaasti.

Löysinpä jälleen mainion ja taasen jotain uuttakin sisältävän kirjan ajanhallinnasta (tai siis lähinnä itsensä hallinnasta suhteessa aikaan), 15 Secrets Successful People Know About Time Management, kirjoittanut Kevin Kruse. Tässäpä teillekin tiivistelmän tiivistelmä, s’il vous plaît!

• Aika on rajallista – hyödynnä sitä viisaasti.Aikaa ei saa takaisin sen kuluttua (melkein kaiken muun voi saadakin- tai ainakin uutta menetetyn tilalle). 1440 minuuttia vuorokaudessa. ”Onko sinulla hetki?” Ei välttämättä kannata olla, ainakaan ihan mihin tahansa. Ei sekuntiakaan tuhlattavaksi turhaan. Keskity. Löydä omat Kaikkein Tärkeimmät Tehtäväsi joka päivälle, viikolle ja kuukaudelle. Konkreettisia, mitattavia. Aikatauluta hoidettaviksi mahdollisimman pian, tehokkaasti. Opettele sanomaan ei tehtäville, jotka eivät vie sinua lähemmäksi tavoitteitasi. (NB: omat unelmat, arvot ja tavoitteet oltava siis tässä kohtaa jo selvillä ja KTT palvelemaan näitä!) Steve Jobs: keskittyminen on ein sanomista. Ja muista: kukaan ei voi olla paras kaikessa. Keskity niihin, missä olet hyvä. Pareto-periaatteen mukaisesti 20% toiminnastamme tuottaa 80% tuloksistamme. Keskity olennaiseen, siihen missä olet hyvä, siihen 20% joka tuottaa 80% tuloksistasi.
• Delegoi kaikki delegoitavissa oleva. (Ja hoida loput suunnitelman mukaan.)
  Vastaa rehellisesti: kuinka arvokas tehtäväsi on? Oletko ainoa, joka voi tehdä sen hyvin? Jos et, miten voisit nopeuttaa prosessia? Delegoi. Vapauta aikasi tehtäviin, joilla suurin merkitys. Keskity täysillä tehtäviin, joilla suuri merkitys ja jotka juuri sinä hoidat parhaiten.
  i) Lopeta to do -listojen käyttö! (NB: sydän vereslihalla. Niin monta piiiiitkää listaa!) Iso osa tehtävistä listalla jatkuvasti keskeneräisinä aiheuttaen vain lisästressiä. Tehtävät joita et voi poistaa to do -listaltasi pitäisi olla delegoitavia.
  ii) minimoi tapaamiset. Vain välttämättömimmät. Nämäkin hyvin suunniteltuja, valmisteltu agenda, vain tarpeellisten asioiden läpikeskustelu. Paras keino pitää kokous seisten – ei veny liiaksi!
  iii) sähköpostin hallinta. Tyhjennä sähköpostisi. Kaikki viestit viimeisen 48h aikana vastataan/poistetaan tänään, loppujen arkistointi löytyy tarvittaessa myöhemmin -logiikalla. Tästä eteenpäin käsittele sähköposti 3x/pvä, 21min kerrallaan. Näin homma napakka, tuottava.
• Muistikirja ja terveellinen rytmi kaksi perustavanlaatuista, elintärkeää tuottavuuden työkalua.
  i) Paperinen muistikirja kaikkien elektronisten härpäkkeiden aikakaudella yksi tärkeimmistä työkaluista. Paikka kirjoittaa muistiin neuvoja, ideoita, kysymyksiä, keskusteluita. Tärkeä prosessi suunnitelmien luomisessa ja ylläpitämisessä. Koskaan ei voi tietää, mikä ohikiitävä ajatus saattaa olla loistavan idean kulmakivi. Muistikirja itse sir Richard Bransonin tärkein esine.
  ii) Tehokkaat työskentelytavat olennaisin keino toteuttaa briljantit ideat. Vakaa terveys ja energiataso avaimet hyvään ajankäyttöön. Tarkkaile itseäsi: mihin vuorokaudenaikaan tehokkaimmillasi, milloin mehut loppuvat (lopeta silloin projektisi). Pysyttäydy tässä ja työaika tehokkaasti hyödynnetty + riittävästi aikaa latautua. Aloita myös päiväsi oikein. Aamurutiinit erilaisia persoonasta riippuen (jooga, lukeminen, herkullinen ja terveellinen aamiainen..). Tee jotain itsellesi sopivaa, mikä toivottaa uuden päivän tervetulleeksi.
  iii) 90min rytmi työpäivän aikana. 10min tauko kävelylle, juomiselle, syömiselle. Rytmi noudattaa kehon omaa ja auttaa ylläpitämään tehoja.
• Menestyneiden vinkkejä omaan ajanhallintaan
  Miljonäärit: Tapaamiset esteenä hyvään työflow’hun -> tapaamiset minimiin.
  Urheilijat: Kalenterin käyttö, tavoitteiden aikatauluttaminen.
  Kympin oppilaat: Keskittyminen. Ein sanominen, priorisointi. Sosiaalisen median blokkaaminen/palkintona käyttäminen.
  Yrittäjät: Lukuisat velvoitteet -> kiinteät rutiinit tiukan aikataulun kanssa pärjäämiseksi. Moniajon välttäminen. Keskittyminen yhden projektin tehokkaaksi loppuunviemiseksi kerrallaan.
  Monta eri strategiaa -> omalla kohdalla kustomointi ja yhdistely juuri itselle sopivan kombon löytämiseksi.

Itselle olennaisimpia löydöksiä (tai siis muistutuksia asioista, joita jo tiedän):

• terveellisen rytmin löytäminen ja noudattaminen. Tässä siis pointtina teroittaa saha, jotta tehty työ huippua – ja saa hoidettua nopeammin kuin tylsällä. Jälleen kultainen keskitie: omaan hyvinvointiin on aiheellista panostaa, mutta olen sivusta seurannut, miten se voi tulla liian suureksi fokukseksi vieden valtaosan ajasta ja energiasta. Ei näin, mikäli oma hyvinvointi ei ole ainoa tavoite.
• Ihan oikeasti ja todella jokainen minuutti on arvokas. Testasin tänään ja huhheijaa, kun jokaikinen minuutti tietoista läsnäoloa vs. tekemisen flow, ihan huippu päivä vaikka monenlaista ”haastetta” piisasi!
• Delegointi. Pohdin montaa tekemistäni. Ensinnäkin, monet tekemiset joita olen siirtänyt arvokkaaseen omaan aikaani, saa tehtyä myös lasten kanssa. Ei siis tarvitse odottaa päiväunia tai iltaa. Toisekseen, päätin muutamassa liiketoimintani tulevassa etapissa ulkoistavani, kunhan tietyt kulminaatiopisteet saavutettu.
• To do -listat pois? NIIIIN moni ajanhallintaopus kehoittaa kirjoittamaan kaiken avoimen tauhkan pois päästä häiritsemästä, to do -listalle. Ja juuri tuo niiden siirtyminen, edelleen avoimena pysyminen, on rassannut pihkuran paljon. Niinpä tästä lähtien yhä tarkempi syyni, olisiko poistamisen tai delegoinnin paikka, jos joku homma roikkuu avoimena to do -listalla siirrosta toiseen (noudatan siis BuJo -logiikkaa).
• Kolme tärkeintä tehtävää: to do -listoista huolimatta huomaan palanneeni muistilappujen suloiseen maailmaan, joihin olen nämä noin kolme olennaisinta per päivä kirjannutkin. Ja koska arvot, unelmat ja tavoitteet kristallinkirkkaina mielessä, lähtökohtaisesti muistilappujen puuhat tukevat oikeaan suuntaan etenemistä.
• Sähköposti. Ihan en tohdi jättää hoitamatta niitä, jotka roikkuvat yli 48h sitten tulleina, mutta lupasin itselleni: raivaus/sähköposti ja sitten tuo mainittu sääntö. Resonoi!