Skip to content

Posts tagged ‘Sana Consulting’

Normipäivä

Tiedättehän. Aamulla herätys, lapset aamupalalle, kaksi kouluun, kolmas käsivarrella (puhkeavat hampaat vaivaavat). Ruokakauppaan ja takaisin pyöräillen (Kånkeniin mahtuu kuusi litraa maitoa), virallisia papereita, polttopuiden tekoa, lounasta, vanerin sahailua portaikon alapohjaan, välipalaa ja juttelua koululaisten kanssa, läksyjen tarkistusta, puukkosahalla välikattoon portaikon aukko ja tenavat innoissaan ramppaamaan uusia portaita, kasvimaan lohkon valmistelu ja valkosipulien istutus, lohikeiton valmistus, illallinen ja iltasadut. Nyt lämmityskattilassa tuli ja vähän lisää paperihommia ennen suihkua ja nukkumaanmenoa. Miten sinun päiväsi on sujunut?

Ajan&itsen hallintaa

1440

Tekstasin itsellenikin muistilapun. 1440 minuuttia vuorokaudessa – käytä ne viisaasti.

Löysinpä jälleen mainion ja taasen jotain uuttakin sisältävän kirjan ajanhallinnasta (tai siis lähinnä itsensä hallinnasta suhteessa aikaan), 15 Secrets Successful People Know About Time Management, kirjoittanut Kevin Kruse. Tässäpä teillekin tiivistelmän tiivistelmä, s’il vous plaît!

  • Aika on rajallista – hyödynnä sitä viisaasti.Aikaa ei saa takaisin sen kuluttua (melkein kaiken muun voi saadakin- tai ainakin uutta menetetyn tilalle). 1440 minuuttia vuorokaudessa. ”Onko sinulla hetki?” Ei välttämättä kannata olla, ainakaan ihan mihin tahansa. Ei sekuntiakaan tuhlattavaksi turhaan. Keskity. Löydä omat Kaikkein Tärkeimmät Tehtäväsi joka päivälle, viikolle ja kuukaudelle. Konkreettisia, mitattavia. Aikatauluta hoidettaviksi mahdollisimman pian, tehokkaasti. Opettele sanomaan ei tehtäville, jotka eivät vie sinua lähemmäksi tavoitteitasi. (NB: omat unelmat, arvot ja tavoitteet oltava siis tässä kohtaa jo selvillä ja KTT palvelemaan näitä!) Steve Jobs: keskittyminen on ein sanomista. Ja muista: kukaan ei voi olla paras kaikessa. Keskity niihin, missä olet hyvä. Pareto-periaatteen mukaisesti 20% toiminnastamme tuottaa 80% tuloksistamme. Keskity olennaiseen, siihen missä olet hyvä, siihen 20% joka tuottaa 80% tuloksistasi.
  • Delegoi kaikki delegoitavissa oleva. (Ja hoida loput suunnitelman mukaan.)
    Vastaa rehellisesti: kuinka arvokas tehtäväsi on? Oletko ainoa, joka voi tehdä sen hyvin? Jos et, miten voisit nopeuttaa prosessia? Delegoi. Vapauta aikasi tehtäviin, joilla suurin merkitys. Keskity täysillä tehtäviin, joilla suuri merkitys ja jotka juuri sinä hoidat parhaiten.
    i) Lopeta to do -listojen käyttö! (NB: sydän vereslihalla. Niin monta piiiiitkää listaa!) Iso osa tehtävistä listalla jatkuvasti keskeneräisinä aiheuttaen vain lisästressiä. Tehtävät joita et voi poistaa to do -listaltasi pitäisi olla delegoitavia.
    ii) minimoi tapaamiset. Vain välttämättömimmät. Nämäkin hyvin suunniteltuja, valmisteltu agenda, vain tarpeellisten asioiden läpikeskustelu. Paras keino pitää kokous seisten – ei veny liiaksi!
    iii) sähköpostin hallinta. Tyhjennä sähköpostisi. Kaikki viestit viimeisen 48h aikana vastataan/poistetaan tänään, loppujen arkistointi löytyy tarvittaessa myöhemmin -logiikalla. Tästä eteenpäin käsittele sähköposti 3x/pvä, 21min kerrallaan. Näin homma napakka, tuottava.
  • Muistikirja ja terveellinen rytmi kaksi perustavanlaatuista, elintärkeää tuottavuuden työkalua.
    i) Paperinen muistikirja kaikkien elektronisten härpäkkeiden aikakaudella yksi tärkeimmistä työkaluista. Paikka kirjoittaa muistiin neuvoja, ideoita, kysymyksiä, keskusteluita. Tärkeä prosessi suunnitelmien luomisessa ja ylläpitämisessä. Koskaan ei voi tietää, mikä ohikiitävä ajatus saattaa olla loistavan idean kulmakivi. Muistikirja itse sir Richard Bransonin tärkein esine.
    ii) Tehokkaat työskentelytavat olennaisin keino toteuttaa briljantit ideat. Vakaa terveys ja energiataso avaimet hyvään ajankäyttöön. Tarkkaile itseäsi: mihin vuorokaudenaikaan tehokkaimmillasi, milloin mehut loppuvat (lopeta silloin projektisi). Pysyttäydy tässä ja työaika tehokkaasti hyödynnetty + riittävästi aikaa latautua. Aloita myös päiväsi oikein. Aamurutiinit erilaisia persoonasta riippuen (jooga, lukeminen, herkullinen ja terveellinen aamiainen..). Tee jotain itsellesi sopivaa, mikä toivottaa uuden päivän tervetulleeksi.
    iii) 90min rytmi työpäivän aikana. 10min tauko kävelylle, juomiselle, syömiselle. Rytmi noudattaa kehon omaa ja auttaa ylläpitämään tehoja.
  • Menestyneiden vinkkejä omaan ajanhallintaan
    Miljonäärit: Tapaamiset esteenä hyvään työflow’hun -> tapaamiset minimiin.
    Urheilijat: Kalenterin käyttö, tavoitteiden aikatauluttaminen.
    Kympin oppilaat: Keskittyminen. Ein sanominen, priorisointi. Sosiaalisen median blokkaaminen/palkintona käyttäminen.
    Yrittäjät: Lukuisat velvoitteet -> kiinteät rutiinit tiukan aikataulun kanssa pärjäämiseksi. Moniajon välttäminen. Keskittyminen yhden projektin tehokkaaksi loppuunviemiseksi kerrallaan.
    Monta eri strategiaa -> omalla kohdalla kustomointi ja yhdistely juuri itselle sopivan kombon löytämiseksi.

Itselle olennaisimpia löydöksiä (tai siis muistutuksia asioista, joita jo tiedän):

  • terveellisen rytmin löytäminen ja noudattaminen. Tässä siis pointtina teroittaa saha, jotta tehty työ huippua – ja saa hoidettua nopeammin kuin tylsällä. Jälleen kultainen keskitie: omaan hyvinvointiin on aiheellista panostaa, mutta olen sivusta seurannut, miten se voi tulla liian suureksi fokukseksi vieden valtaosan ajasta ja energiasta. Ei näin, mikäli oma hyvinvointi ei ole ainoa tavoite.
  • Ihan oikeasti ja todella jokainen minuutti on arvokas. Testasin tänään ja huhheijaa, kun jokaikinen minuutti tietoista läsnäoloa vs. tekemisen flow, ihan huippu päivä vaikka monenlaista ”haastetta” piisasi!
  • Delegointi. Pohdin montaa tekemistäni. Ensinnäkin, monet tekemiset joita olen siirtänyt arvokkaaseen omaan aikaani, saa tehtyä myös lasten kanssa. Ei siis tarvitse odottaa päiväunia tai iltaa. Toisekseen, päätin muutamassa liiketoimintani tulevassa etapissa ulkoistavani, kunhan tietyt kulminaatiopisteet saavutettu.
  • To do -listat pois? NIIIIN moni ajanhallintaopus kehoittaa kirjoittamaan kaiken avoimen tauhkan pois päästä häiritsemästä, to do -listalle. Ja juuri tuo niiden siirtyminen, edelleen avoimena pysyminen, on rassannut pihkuran paljon. Niinpä tästä lähtien yhä tarkempi syyni, olisiko poistamisen tai delegoinnin paikka, jos joku homma roikkuu avoimena to do -listalla siirrosta toiseen (noudatan siis BuJo -logiikkaa).
  • Kolme tärkeintä tehtävää: to do -listoista huolimatta huomaan palanneeni muistilappujen suloiseen maailmaan, joihin olen nämä noin kolme olennaisinta per päivä kirjannutkin. Ja koska arvot, unelmat ja tavoitteet kristallinkirkkaina mielessä, lähtökohtaisesti muistilappujen puuhat tukevat oikeaan suuntaan etenemistä.
  • Sähköposti. Ihan en tohdi jättää hoitamatta niitä, jotka roikkuvat yli 48h sitten tulleina, mutta lupasin itselleni: raivaus/sähköposti ja sitten tuo mainittu sääntö. Resonoi!

Check up!

Kun olin mukana käynnistämässä September Open -tapahtumaa, monipuolista messu- ym. tapahtumaa Taalintehtaalla ensi kertaa vuonna 2014, pidin myyjille ja muille halukkaille osallistujille valmennuksen. Tässäpä teille valmennukseen tekemäni käsilehdykän sisältö: muistilistamuodossa valmistelevat, tapahtuman aikana ja jälkeen tehtävät (itse valmennuksessa asiaa käytiin laajemmin läpi keskustellen ja harjoitellen). Suomeksi ja på svenska. Olepa hyvä, var så god! (Itse vihkosessa oli myös muistiinpanotilaa ym, mutta alla vain sisältö, ei taitettua versiota 🙂 )

CHECK UP!
VAR DIN EGEN LYCKAS SMED. FÖRBEREDA OCH PLANERA. HA FRAMGÅNG!
OLE OMAN ONNESI SEPPÄ. VALMISTAUDU JA SUUNNITTELE. ONNISTU!

FÖRBEREDELSER/VALMISTELEVAT TOIMET

Check:
⊗ MÅL. Definiera: varför deltar jag; var är jag ute efter. Tydlighet och mätbarhet. T.ex. Marknadsföring av en ny produkt/tjänstens extra omfattning/samarbetskontakter. Huvudmål och ytterligare några mål.
TAVOITTEET. Määrittele: miksi osallistun, mitä tavoittelen. Selkeys ja mitattavuus. Esim. uuden tuotteen markkinointi/palvelun lisäkattavuus/yhteistyökontaktit. Päätavoite ja muutama lisätavoite.

⊗ EVENEMANGSTEAM. Välj rätt: kundservice, positiv inställning, sakkunskap, enhetlighet, vi-anda, aktivitet, klara mål och arbetsfördelning.
TAPAHTUMATIIMI. Valitse oikein: asiakaspalvelu, myönteisyys, asiantuntevuus, yhtenäisyys, me-henki, aktiivisuus, selkeät tavoitteet ja työnjako.

⊗ TIDTABELL. Planera och reservera tid för förberedelser, information, uppsättning, evenemang, återhämtning, eftervård. Realism och marginal för överraskningar.
AIKATAULU. Suunnittele ja varaa aikaa valmistautumiselle, tiedottamiselle, kokoamiselle, tapahtumalle, tapahtumalle, toipumiselle, jälkihoidolle. Realismi ja yllättävien käänteiden lisä.

⊗ PRESENTATION. Företaget i miniatyr. Förutom ”försäljningsdisken” kolla även väggar, tak, trivsel och stämning. Några viktiga produkter, produktkataloger, broschyrer, plakat.
ESILLEPANO. Yritys pienoiskoossa. Huomioi ”myyntitiskin” lisäksi seinät, katto, viihtyisyys, tunnelma. Muutama tärkein tuote, tuotekuvastot, esitteet, julisteet.

⊗ BUDGET. Deltagande, presentation, personal, information, transport, kvällsfest. Realism.
BUDJETTI. Osallistuminen, esillepano, henkilöstö, viestintä, kuljetus, iltapidot. Realismi.

⊗ MARKNADSFÖRING.
– Mässkatalog. Sociala medier. Företagets webbsidor. Tidningsannonser. Kundinbjudningar.
– Hisstal. Max 5 minuter. Vad är det som skiljer företaget/tjänsten/produkten från andra; var är det som avgör.
– Material som stöder utbudet. Erbjudanden, arbetsuppvisningar, korta faktainslag, broschyrer, visitkort.
MARKKINOINTI.
– Messuluettelo. Sosiaalinen media. Yrityksen verkkosivut. Lehti-ilmoitukset. Asiakaskutsut.
– Hissipuhe. Max 5 min. Mikä erottaa yrityksen/palvelun/tuotteen muista: minkä ongelman ratkaisee.
– Tarjontaa tukeva materiaali. Tarjoukset, työnäytökset, tietoiskut, esitteet, käyntikortit.

⊗ LOCKBETE. Ett sätt (t.ex. lotteri/smakprov/program) att locka din målgrupp till dig. Blankett för kontaktuppgifter.
SISÄÄNVETO. Tapahtuma (esim. arvonta/maistiainen/esitys), jolla houkuttelet kohderyhmäsi luoksesi. Lomake yhteystietojen keräämistä varten.

UNDER SEPTEMBER OPEN/TAPAHTUMAN AIKANA

Kom i tid!
Saavu ajoissa paikalle!

Bekanta dig med de övriga utsällarna.
Tutustu muihin yrittäjiin.

Inbjud aktivt kunder till dig. Hisstal.
Kutsu aktiivisesti asiakkaita luoksesi. Hissipuhe.

Ställ frågor, lyssna, bemöt kundens behov.
Kysy, kuuntele, vastaa asiakkaan tarpeeseen.

Samla aktivt kontaktuppgifter. Gör anteckningar.
Kerää aktiivisesti yhteystietoja. Kirjoita muistiinpanoja.

Överenskom om fortsatta åtgärder.
Sovi jatkotoimenpiteistä.

Varje förbipasserande kan vara en kund.
Jokainen ohikulkija voi olla asiakas.

Njud och koppla av på kvällsfesten!
Nauti ja rentoudu iltapidoissa!

EFTER SEPTEMBER OPEN/TAPAHTUMAN JÄLKEEN

Montern plockas ned på söndagen.
Osaston purku sunnuntaina.

Tacka de medverkande; även dig själv!
Kiitä tekijöitä, myös itseäsi!

Lotta ut vinnarna, meddela.
Arvo kilpailujen voittajat, ilmoita voittajille.

Berätta om den lyckade mässan (hemsidor, sociala medier).
Kerro onnistuneesta messutapahtumasta (kotisivut, sosiaalinen media).

Ta kontakt med kunderna GENAST efter evenemanget. Tacka för besöket, uppdatera kontaktuppgifterna.
Ole yhteydessä asiakkaisiin PIAN tapahtuman jälkeen. Kiitä tapahtumasta, päivitä yhteystiedot.

Jämför målen, personalens verksamhetsplan, tidtabellen, presentationen, budgeten, marknadsföringen och planen för lockbeten med det som verkställdes.
Vertaa tavoitteita, henkilöstön toimintasuunnitelmaa, aikataulua, esillepanoa, budjettia, markkinointia, sisäänvetosuunnitelmaa toteutuneeseen.

Sammanställ resultaten från evenemanget. Vad gick bra, vad lärde du dig för nästa gång?
Kokoa tapahtuman tulokset ja tee yhteenveto. Mikä meni hyvin, mitä opittavaa seuraavalle kerralle?

Följande steg?
Mitä seuraavaksi?

HA ETT FRAMGÅNGSRIKT EVENEMANG!
ONNISTUNUTTA TAPAHTUMAA!


Ps. September Open -tapahtumasta tuli kaikki odotukset ylittänyt menestys, joka on toistettu samalla konseptilla tänä vuonna jo kolmatta kertaa 🙂 Kuva tämänvuotisesta tapahtumasta, lisää kuvia vaikkapa täällä!

so2016

 

Kärsivällisyyden kehittämisestä

Kärsivällisyys on käsittämättömän laaja aihe (kuten mikä tahansa, kun sitä oikein todella rupeaa penkomaan tai pohtimaan). Koska lupasin ystävälleni, joka oman arvionsa mukaan kärsii kärsimättömyydestä (anteeksi, tämä sanaleikki pakottaa viittaamaan vanhaan vitsiin, jossa pappi sanoi vastavihkimälleen nuorelle elefanttiparille: ”kärsikää toisianne”), turha menna johdannossa tämän syvemmälle.

On vaikeaa olla kärsivällinen. Biologinen syy 1: Aivojemme eläinosa on rakennettu olemaan alati valppaana ja havaitsemaan pienimmätkin poikkeamat ympäristössä. Siksi nykymaailmassa, jossa koko maailman informaatio on muutaman klikkauksen päässä, viestit mesessä, whatsapissa, instassa, febessä, säpossa tai tekstareina kilahtelevat taskussa koko ajan, tarkkaavaisuuttamme koetellaan. Biologinen syy 2: pystymme todellisuudessa keskittymään vain yhteen asiaan kerrallaan (mieli pystyy pitämään samaan aikaan viidestä seitsemään – harjoitellen jopa yhdeksään – erillistä elementtiä aktiivisena mutta nämä ovat pienempiä asioita, ei suuria jonglöörattavia kokonaisuuksia), joten multitasking tarkoittaa todellisuudessa sitä, että vaihdamme mikrosekunneissa aina yhdestä tehtävästä toiseen ja sitten takaisin. Tämä jatkuva huomion ja keskittymisen vaihto rasittaa mieltämme, aivojamme ja tahdonvoimaamme – sekä kärsivällisyyttämme.

Kärsivällisyys on hyve, jota voi auttaa sekä ulkoisiin tekijöihin vaikuttamalla että sisäisiä tekijöitä kehittämällä.

  1. Rajoita informaatiotulvaa. Anna liskoaivojesi latautua rauhassa ja kokea turvallisuuden tunnetta ärsyketulvaa vähentämällä. Tämä voi aiheuttaa ensin vieroitusoireita, koska jatkuva ärsyketykitys tuottaa elimistöön stressihormonien avulla ylivirittyneisyyden tilan, jonka lauetessa nuupahdus ja kaipuu aiempaan on todennäköistä mutta onneksi lyhytaikaista.
  2. Keskity yhteen asiaan kerrallaan. Pidä pieni tauko aina vaihtaessasi asiasta toiseen, ja anna aivojesi pysyä mukana. Tähän riittää vaikka tapahtuman itselleen sanoittaminen hiljaa mielessään. Muista myös kehua itseäsi, kun saat yhden, edes pienen, osion valmiiksi!
  3. Tiedosta kärsimättömyytesi aiheuttaja. Liian kiire? Liian tiukka aikataulu? Karsi tekemisiä. Jätä pois epämieluisat tai pitkän tähtäimen tavoitteitasi tukemattomat asiat. Opettele sanomaan ei. Delegoi tehtäviäsi, vastuuta muita. Älä uhriudu hoitamattomien hommien kasan alle. Jätä kalenteriin enemmän tilaa, väljyyttä. Varaa aikaa myös itsellesi, buukkaa kalenterista tarvittaessa lepohetkiä, omaa aikaa ja leposteluaikaa rakkaiden kanssa.
  4. Jos tekemättömät asiat ovat epäselvänä, stressaavana kasana tai vyyhtinä ajukopassa, kärsimättömyys iskee helposti. Kirjoita ylös KAIKKI tehtävät, jotka mielessäsi odottavat huomiota ja toimeen tarttumista. Varoitus: luvassa voi olla toooosi pitkä lista. Käy sitten tämä lista läpi. Yliviivaa merkityksettömät. Vapauttavaa! Siirrä Ehkä joskus -listalle ne, jotka eivät tunnu tärkeiltä, mutta joista tuntuu vaikealta luopua yliviivaamalla. Lajittele loput sen mukaan, ovatko ne ”pakko” tehdä vai haluatko tehdä ne. Tee joka päivä jotain niistä asioista, jotka edistävät tavoitteitasi ja unelmiasi – pidä tästä kiinni. Jokainen päivä vie sinut tällöin lähemmäs unelmien elämääsi. Listaus siksi, koska on turha kuormittaa mieltä yrittämällä muistaa kaikki se, minkä voi kirjoittaa ylös.
  5. Tunnista tilanteet, joissa usein menetät kärsivällisyytesi. (Pidä tarvittaessa kirjaa kilahduksistasi, niin opit tunnistamaan omat kamelin oljenkortesi.) Usein jo tiedostaminen auttaa. Tapahtumat, ihmiset, sanonnat, tilanteet. Yleensä näissä on jotain, mitä meidän on vaikea hyväksyä, ehkä jokin pieni nalkuttava tunne, tai sitten suuri huutava vääryys. Tunnista, tiedosta, toimi. Muuta tilannetta tai muuta itseäsi tilanteen suhteen.
  6. Pitkällä tähtäimellä kärsivällisyydessä on kyse omasta asenteesta elämään ylipäänsä. Nopean – ja silti oikeasti toimivan – avun saa, kun oppii rentoutumaan kärsimättömyyden iskiessä. Hengitä muutaman kerran syvään, pyri tyhjentämään mielesi. Keskity vain hengitykseesi kunnes tunnet rauhoittuneesi riittävästi.
  7. Päästä irti. Jos et voi tehdä mitään sille, mikä laukaisee kärsimättömyytesi, anna sen olla. Opettele hyödyntämään tilannetta. Autosi seisoo tuskaisessa ruuhkassa? Mahtavaa! Pääset kuuntelemaan klassista musiikkia/uusia äänikirjoja/opettelemaan uutta kieltä opetus-cd:ltä. Toimii aluksi erityisesti pienemmissä kärsimättömyyttä aiheuttavissa asioissa. Kun sujuu pienemmissä asioissa, huomaat kärsivällisyytesi kasvaneen niin, että voit laajentaa mallia suurempiinkin asioihin.
  8. Muista, että suurin osa asioista vie aikaa toteutuakseen. Kaikki-mulle-nyt-heti ei vain valitettavasti yleensä toimi, ja jos tuntuu, että aikaa tuhlaantuu, käytä aikasi johonkin muuhun odotellessasi. Ja yleensä ne tärkeimmät asiat vaativat kärsivällisyyttä, pitkäjänteisyyttä ja sitoutumista.
  9. Keskity tärkeimpiin asioihin. Olethan tietoinen omista arvoistasi? Keskity niihin, tai keskity parantamaan maailmaa olemalla ystävällinen, anteeksiantava, kiitollinen. Panosta merkityksellisimpiin asioihin.
  10. Paras tapahtukoon. Tee parhaasi unelmiesi ja itsellesi tärkeiden asioiden eteen, ja sitten siirry sivustakatsojaksi ja anna asioiden vain tapahtua. Seuraa, tietoisesti, miten asiat etenevät. Joskus asiat menevät kuten olet toivonut, toisinaan eivät. Ja usein jälkikäteen tarkasteltuna onkin ollut varsinainen onnenpotku, ettei alkuperäinen toiveesi toteutunutkaan. Paras tapahtukoon.
  11. Ole myönteinen. Suhtaudu elämään ilolla. Myönteisyys on olennainen osa kärsivällisyyttä. Muista, että elämä ei ole kilpajuoksua määränpäähän, vaan matka, jonka jokaisesta askeleesta on mahdollista iloita.
  12. Vain muutos on pysyvää. Hyväksy, että suunnitelmasi eivät aina toteudukaan. Päästä irti lempeästi. Pidä odotuksesi realistisina – niin olosuhteiden kuin muiden toiminnankin suhteen. Ihmiset, tai maailma, eivät ole täydellisiä. Kärsimättömyys ei ainakaan muuta muita yhtään parempaan suuntaan. Jos toivot toisen muuttavan toimintatapojaan, kerro tästä hänelle. Mutta muista, että toista ei voi muuttaa, vain itseään. Eikä toisaalta mitä tahansa tarvitse kestää. Joskus on viisainta poistua tilanteesta.
  13. Anna itsellesi tauko. Älä tee muutamaan minuuttiin mitään. Istu hiljaa ja ajattele. ÄLÄ TEE MITÄÄN. Saatat tuntea itsesi kärsimättömäksi, mutta tämän aikalisän avulla voit aidosti hidastaa maailmasi pyörimistä.
  14. Älä oleta liikoja. Olisi helpompi olla kärsivällinen, jos vauvat eivät itkisi, lapset huutaisi, astiat menisi rikki tai tietokoneet kosahtaisi. Ajatus siitä, että voit olla kärsivällinen sitten, kun kaikki sujuu pulmitta, on vain oman elämänsä turhaa hankaloittamista.
  15. Käännä vastoinkäymiset voitoksesi. Ärsyttävimmät ja vaikeimmat asiat ovat parhaita opettajiasi ja tehokkaimpia kärsivällisyysharjoituksiasi.
  16. Voit olla kärsivällinen koska tahansa. NYT. Hengitä syvään, seuraa, miten ilma virtaa kehossasi. Ajatukset ovat vain virtaa, joka kulkee ilman, että sinun tarvitsee millään tavalla reagoida siihen. Olet itse kärsivällisyys. Puu, joka kasvaa juurien kautta maasta saamastaan ravinnosta ja korkealta lehvistöstä saamastaan hapesta ja auringosta. Ikiaikainen vuori, joka vain on, vaikka tuuli miten tuivertaa, aurinko paahtaa, sade hakkaa. On. Se riittää. Pysähdy. Kuuntele, tunne, näe, aisti. Tietoinen läsnäolo auttaa elämään täydellä sydämellä, täydellä mielellä.

Kärsivällisyys EI OLE lamaantuneisuutta. Saat edelleen olla energinen, aikaansaava, pirskahteleva ja tirskahteleva. Nämä eivät ole synonyymejä kärsimättömyydelle. Mutta muista: sisäinen rauhasi ei ole kiinni ulkoisista olosuhteista.

Näin ulkoisia olosuhteita ja sisäisiä toimintamalleja muuttamalla on mahdollista kehittää kärsivällisyyttään. Ole hyvä J, ja kiitos! t. Ex-antilehmänhermo

Lopuksi kuva aiheeseen sopivasta mahtavasta idolistani. Dalai Lama❤️

Asioiden organisoinnista

Olen lukenut aiheesta viittä vaille miljoona kirjaa. No nyt neljää vaille. Vihdoinkin pitkään lukulistalla roikkunut opus Getting things done on luettu. (Suomeksi löytyy nimellä Kerralla valmista. Kirjoittanut David Allen, organisointiguru.) Tässäpä erittäin tiivis summaus sisällöstä (tiedättehän viisauden, kuinka opettamalla oppii itsekin parhaiten? Postauksella siis monta kärpästä yhdellä nakutussessiolla):

1. Vapauta mielesi ajatteluun.

Älä väärinkäytä aivojasi. Asiat on syytä varastoida kalenteriin, listoille, arkistoihin, ei mielen resursseja kuluttamaan. Aivot pyrkivät muistuttamaan hoitamattomista ja keskeneräisistä asioista (usein epäsopivilla hetkillä). Luotettava keskeneräisten, pohdittavien ja muistettavien asioiden ulkoinen järjestelmä vapauttaa aivokapasiteettia olennaiseen – ajatteluun. Pystyt myös keskittymään käsillä olevaan asiaan 100%, kun et yritä mielessäsi jonglöörata kaikkia muita avoimia asioita samaan aikaan.

2. Mielenulkoinen keräyskori

Mahdollistaa selkeän ajattelun. Tänne keräät muistettavat ja työjonoon käsillä olevaa tehtävää työstettäessä tulevat asiat niin, ettei sinun tarvitse keskeyttää sitä, mitä teet uuden asian noustessa. Muistilista (paperilla, tietokoneella, fyysinen kori.. Jokin, joka on saatavillasi koko ajan) on aivan ehdoton. Toim. Huom. Itse käytän monenlaisten eri kokeiluiden jälkeen nyt puhelimessa olevaa Muistiinpanot -sovellusta.

3. Käy läpi kaikki ulkoiset asioiden keräyspisteet viikoittain. 

Homma toimii vain, jos järjestelmä on luotettava ja ajan tasalla. Muuten aivot alkavat taas ottaa tätä hommaa kontolleen. Käy säännöllisesti läpi asiat, pois tarpeettomat, hoida kaikki alle kaksi minuuttia vievät asiat heti, arkistoi tärkeät.

4. Siirrä läpikäynnissä asiat niiden omiin paikkoihin.

Projektit Projektit -listalle, tapaamiset ja muut aikaan sidotut kalenteriin, tehtävät Seuraavat toimenpiteet -listalle. Projekti = selkeä tavoite, vaatii enemmän kuin yhden toimenpiteen.

5. Projektilistalla koottuna kaikki nykyiset projektit -> kokonaiskuva.

Määrittele projekti: miltä maailmasi näyttää, kun projekti on valmis? Projekti määrittyy halutun lopputuloksen kautta. Lopputulos pitäisi voida kuvata yhdellä lauseella. (Piha on kaunis, toimiva ja helppohoitoinen. Kaikille rakkaille on paketoituna heille mieluisat joululahjat. Uusi työntekijä hoitaa sujuvasti työalueen Z.) Käy Projektit -listaa läpi säännöllisesti, pysyt kartalla kaikista käynnissä olevista projekteista. Kun kaikki ”ongelmat” on listattu, mielen valtaa kaunis hallinnan tunne, joka lisää tuottavuutta ja rentoutta. Viikoittaisessa läpikäynnissä määrittelet joka projektille seuraavan tehtävän, jonka lisäät Seuraavat toimenpiteet -listalle. Näin kaikki projektit etenevät, eivät unohdu ja valmista tulee. Konkreettiset tehtävät tekevät minkä tahansa tavoitteen saavutettavaksi. 

6. Pidä kalenteria ja Seuraavat toimenpiteet -listaa. 

Päivittäinen to do -listaus on epätarkka ja epärealistinen: yleensä kuvittelee ehtivänsä enemmän tai eri asioita kuin todellisuudessa toteutuu. Tulevaisuutta – edes alkavaa päivää – ei voi ennustaa. Seurauksena turhautuminen (ja listan tekoon tuhlattu aika). Kalenteriin ajankohtaan sidotut asiat, kaikki muu Seuraavat toimenpiteet -listalle. Näin on helppo päättää, mikä on tärkeintä kun on aikaa tehdä jotain listalta. Kuuntele intuitiotasi valitessasi seuraavan toimenpiteen: minkä tehtävän saat hoidettua juuri nyt? Huomioi aika, ympäristö, henkinen ja fyysinen energiataso, asioiden prioriteetti. Voit myös jaotella toimenpidelistaa puhelimella, tietokoneella, tietyssä paikassa hoidettaviin. 

7. Odottaa -lista. 

Asiat, jotka odottavat muiden toimenpiteitä. Kirjaa ylös myös asian deadline. Säännöllinen listan läpikäynti, tarvittaessa muistutus.

8. Tulevaisuuteen, tiettyyn ajankohtaan sijoittuvat asiat

Kalenteriin kyseiselle päivälle tai Tickleriin (joka vaatisi päivittäistä läpikäyntiä, hylkäsin omalta kohdaltani sen käytön kun siirryin aikanaan eri työtehtäviin. Hyvä hommissa, jossa tarkkoja, tiettyihin päiviin sidottuja, usein esim kuukausittain samanlaisina toistuvia tehtäviä.)

9. Joskus/ehkä -lista

Niille asioille, joita muuten pyörittelisit päässäsi, eivätkä (vielä) selkeän projektin tai toimenpiteiden muodossa. Käy läpi säännöllisesti, aarreaitta! Voit myös jaotella alaluokkiin: luettavat kirjat, paikat joissa haluaisin käydä jne. 

10. Organisoitu työtila

A ja o tuottavalle toiminnalle. Sekä fyysinen että henkinen työtila. Työpisteessä kaikki olennainen käden ulottuvilla. Työpiste komentokeskuksesi, jossa mukava työskennellä. Huom järjestelmä mahdollisimman mobiiliksi, että et ole työssäsi sidottu vain yhteen paikkaan. (Toim. Huom. Muistiinpanot-apsi synkronoi puhelimen ja läppärin välillä – puhelin aina fikassa, helppo laittaa ylös – ja ottaa pois, miten palkitsevaa kun valmista!)

11. Listojen läpikäynti säännöllisesti 

Allen suosittelee viikoittaista rytmiä. Joka tapauksessa listojen oltava ajan tasalla jotta mieli tuntee ne luotettaviksi. Seuraavat toimenpiteet -listan läpikäynnillä tarpeettomat pois. Projektit -listan läpikäynnillä jokainen projekti nytkähtää eteenpäin seuraavien toimenpiteiden päättämisen ja listauksen verran. Näiden avulla näet sekä metsän että puut.

12. Luonteva suunnittelu selkeyttää projektien tavoitteet ja seuraavat toimenpiteet. 

Kun projektin tavoite on määritelty mahdollisimman tarkasti, anna mielelle siivet. Vapaa brainstorming tuottaa yleensä sujuvasti askeleet, joita tarvitaan homman etenemiseksi. Palvele mieltäsi ja kirjaa nämä ylös seuraaviin toimenpiteisiin. Näin mieli on selkeä ja levollinen hallinnan tunne antaa rauhan keskittyä juuri käsillä olevaan asiaan.

Muun muassa tällaista pohtii ja toteuttaa Sana Consulting 😊  

%d bloggers like this: